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Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO - Merkblatt

Nach Artikel 13 u.14 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) hat der verantwortliche Vereinsvorstand dem betroffenen Mitglied, dessen Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach.

  1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie seines Vertreters:
    Wassersportverein Heidelberg West 1926 e.V., Schurmannstr. 2, 69115 Heidelberg, gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB: Herr Dr. Michael Berges und
    Frau Dr. Judit Arokay; E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
  2. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:
    Die Verarbeitung personenbezogenen Daten (Vorname, Name, Adresse, Geburtsdatum, Email, Bankverbindung, Sport-Abteilung, Bootsliegeplatz, Bootstyp) werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z.B. Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug, Organisation des Sportbetriebes, Newsletterversand ).
    Ferner werden personenbezogene Daten zur Teilnahme am Wettkampf-, Turnier- und Spielbetrieb der Landesfachverbände an diese bei Bedarf weitergeleitet.
    Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des Vereins, sowie auf Seiten der Fachverbände veröffentlicht und an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt.
  3. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:
    Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme am Veranstaltungen der Fachverbände.
    Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit.
    a) i.V.m. Artikel 7 DSGVO.
    Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs.
    1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins veröffentlicht.
    Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten: Zugangskontrolle, Einrichtung von passwortgeschützten Nutzer-Accounts, verschlüsselte Datenübertragung.
  4. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
    Personenbezogene Daten der Mitglieder, die am Spiel- und Wettkampfbetrieb/Veranstaltungen des Vereins oder der Landesfachverbände teilnehmen, werden zum Erwerb/Verlängerung einer Lizenz, einer Wertungskarte, eines Spielerpasses oder sonstiger Teilnahmeberechtigung an den jeweiligen Landesfachverband weitergegeben (Badischer Sportbund, Kanu Baden-Württemberg, Landes-Seglerverband Baden Württemberg).
    Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Bezirkssparkasse Heidelberg weitergeleitet. Daten der Vereinsverwaltung werden online mit einer Vereinsverwaltung (S-Verein) bearbeitet, das Hosting erfolgt in Deutschland. Daneben werden Mitgliederdaten bei einem Cloud-Anbieter in der Schweiz gespeichert. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt.
    Für Abrechnungen der Übungsleiter werden Daten an die Stadt Heidelberg/Sportkreis und den Badischen Sportbund weitergeleitet.
    Auf der Homepage werden Daten für den Versand des Newletter verwaltet, der Provider ist die ALL INKL GmbH.
  5. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Dauer:
    Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
    Die für die Mitglieder- und Beitragsverwaltung notwendigen Daten (siehe unter 2.) werden 2 Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht, sofern der Verein die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen nicht mehr benötigt. Die IPAdressen, die beim Besuch der Vereinswebseite gespeichert werden, werden nach 60 Tagen gelöscht.
    Mit Beendigung der Mitgliedschaft können die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht werden.Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einer Abteilung, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften zugrunde. Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
  6. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
    - das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
    - das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
    - das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
    - das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
    - das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
    - das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
    - das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
    - das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
  7. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:
    Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben.

Ende der Informationspflicht, Stand: 25.Mai 2018

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